جلسه برنامهریزی اسپرینت آنلاین رویدادی است که تیم در آن دربارهٔ ارزش مورد انتظار، کار قابل انتخاب و شیوهٔ شروع اجرا به برنامه‌ای مشترک می‌رسد. برای برگزاری آن، اطلاعات کار و محدودیت‌ها را پیش از تماس آماده کنید، بحث را از هدف شروع کنید و تصمیم‌ها را همان‌جا در سند کاری تیم ثبت کنید؛ پایان تماس به‌تنهایی به معنای آماده بودن برنامه نیست.
برنامهریزی اسپرینت چه تفاوتی با جلسه‌های دیگر دارد؟
اسپرینت پلنینگ برای آغاز یک بازهٔ کاری در اسکرام است. در این رویداد باید معلوم شود تلاش تیم قرار است چه فایده‌ای داشته باشد و کار انتخابی چگونه به آن فایده مربوط میشود. فهرستی از کارهای پراکنده، حتی اگر برآورد شده باشد، به‌خودی‌خود هدف مشترک ایجاد نمی‌کند.
آنلاین بودن، نیاز به برنامهریزی را تغییر نمی‌دهد؛ شیوهٔ مشاهده و مشارکت را تغییر میدهد. اگر بخشی از تصمیم کنار میز همکاران حضوری گرفته شود و اعضای دورکار فقط نتیجه را بشنوند، برداشت مشترک شکل نمی‌گیرد. همه باید بتوانند همان اطلاعاتی را ببینند که موضوع گفت‌وگوست.
| فعالیت | پرسش اصلی | خروجی مورد انتظار |
|---|---|---|
| برنامهریزی اسپرینت | چرا و روی چه کاری شروع کنیم؟ | هدف، کار انتخابی و برنامهٔ اجرا |
| پالایش بکلاگ | چه ابهامی باید روشنتر شود؟ | اقلام کوچکتر و قابل فهم‌تر |
| اسکرام روزانه | برای پیشرفت به سوی هدف چه تغییری لازم است؟ | برنامهٔ به‌روز کار پیش رو |
| رتروسپکتیو | چگونه شیوهٔ کارمان را بهتر کنیم؟ | اقدام بهبود قابل پیگیری |
برای هماهنگی حین اجرا، راهنمای جلسه استندآپ آنلاین مکمل این مقاله است. در برنامهریزی، گزارش روز گذشته را محور نگذارید؛ تمرکز روی تصمیم‌های لازم برای شروع اسپرینت است.
پیش از تماس چه اطلاعاتی باید آماده باشد؟
بستهٔ کوتاه و قابل مرور بسازید
به‌جای فرستادن یک فهرست طولانی بدون توضیح، چند مورد مهم را با مسئلهٔ کاربر، نتیجهٔ مطلوب و پرسشهای باز آماده کنید. پیوند سند کاری و دستور جلسه را پیشاپیش بدهید. اعضا باید بدانند از آنها انتظار مرور چه چیزی می‌رود و کدام تصمیم قرار است در تماس گرفته شود.
توسعهدهندگان محدودیت‌های دسترسی خود را روشن کنند: مرخصی، تعهد ثابت، کار پشتیبانی و نیاز به همکاری تخصصی. این اطلاعات برای گفتوگوی واقع‌بینانه است؛ تبدیل هر ساعت تقویم به ساعت قابل مصرف یا تحمیل یک ضریب ثابت به همهٔ تیم‌ها، دقت ظاهری ایجاد میکند.
ابهام را از وابستگی جدا کنید
«نمی‌دانیم کاربر چه می‌خواهد» با «برای شروع به دسترسی یک سامانه نیاز داریم» یک مسئله نیست. برای اولی پرسش و فرد پاسخ‌گو مشخص کنید؛ برای دومی وضعیت دسترسی و زمان احتمالی رفع مانع را بنویسید. برآورد بزرگ‌تر، جای رفع ابهام را نمی‌گیرد.
یک بررسی فنی کوتاه هم انجام دهید: آیا سند روی صفحهٔ اشتراکی خواناست، صدا شنیده میشود و همه پیوند درست را دارند؟ اگر فردی نتوانست وارد تماس شود، راه اعلام مشکل را از قبل مشخص کنید. وجود نظر مکتوب قبلی مفید است، اما جای گفتوگوی لازم برای تصمیم مشترک را کاملاً نمی‌گیرد.
هدف، کار انتخابی و برنامهٔ اجرا را چگونه جدا کنیم؟
راهنمای رسمی اسکرام، نسخهٔ نوامبر ۲۰۲۰ برنامهریزی را حول چرایی ارزش اسپرینت، کار قابل انجام و چگونگی انجام آن توضیح میدهد. مالک محصول زمینهٔ ارزش را روشن میکند؛ هدف با همکاری تیم شکل می‌گیرد و توسعهدهندگان انتخاب کار و برنامهٔ اجرای آن را انجام می‌دهند.
برای نمونهٔ فرضی، تیمی روی سامانهٔ رزرو جلسه کار میکند. «انجام پنج تسک تقویم» هدف روشنی نیست. «کاربر بتواند پیش از ثبت رزرو، تعارض زمانی را تشخیص دهد» جهت مشخص‌تری میدهد. حالا می‌توان دربارهٔ کارهای لازم برای نشان دادن تعارض و آزمایش رفتار آن گفت‌وگو کرد.
فرض کنید تغییر رنگ تمام تقویم، گزارش مدیریتی و تشخیص تعارض هم‌زمان پیشنهاد شده‌اند. بپرسید کدام مورد مستقیماً از نتیجهٔ موردنظر پشتیبانی میکند. کنار گذاشتن گزارش مدیریتی از این اسپرینت به معنای بی‌ارزش بودن آن نیست؛ فقط نشان میدهد موضوع دیگری را با هدف فعلی مخلوط نکرده‌اید.
در سند کاری، هدف را جدا از اقلام بنویسید و کنار هر قلم، ارتباطش با هدف را توضیح دهید. سپس گام‌های شروع و نیاز به همکاری را ثبت کنید. این قالب پیشنهادی است؛ قرار نیست پیش از کار، تمام جزئیات ناشناخته را با حدس پُر کنید.
یک جلسهٔ آنلاین آماده را در چه مراحلی پیش ببریم؟
دستور زیر نمونهٔ پیشنهادی ۷۵ دقیقهای برای تیمی با اطلاعات آماده است، نه زمان استاندارد برای همه. راهنمای اسکرام برای اسپرینت یکماهه سقف هشت ساعت را بیان میکند و برای بازه‌های کوتاهتر معمولاً زمان کمتری لازم است. مدت جلسه را با نیاز واقعی تیم تنظیم کنید.
- دقیقهٔ ۰ تا ۱۰؛ هم‌ترازی: هدف پیشنهادی، تغییرهای مهم و انتظار از جلسه را مرور کنید. هرکس ابهام اصلی خود را کوتاه مطرح کند.
- دقیقهٔ ۱۰ تا ۲۰؛ محدودیت‌ها: دسترسی افراد، کار ثابت و وابستگی‌های مهم را بررسی کنید؛ تفاوت نظر دربارهٔ فرض‌ها را ثبت کنید.
- دقیقهٔ ۲۰ تا ۴۵؛ انتخاب کار: توسعهدهندگان با گفت‌وگو دربارهٔ ارزش و امکان اجرا، اقلام متناسب را انتخاب کنند. موارد نامعلوم را پشت برآورد پنهان نکنید.
- دقیقهٔ ۴۵ تا ۶۵؛ شکل دادن مسیر: گام‌های آغاز، نیاز به همکاری و بررسی‌های ضروری را روشن کنید. فقط یک نفر پشت صفحه تصمیم نگیرد.
- دقیقهٔ ۶۵ تا ۷۵؛ بازخوانی: هدف، انتخاب‌ها و پرسشهای باز را بخوانید و فرصت اصلاح برداشت بدهید.
اگر بحث روی یک مورد متوقف شد
سؤال مشخصی مطرح کنید: آیا برای تصمیم امروز به پاسخ نیاز داریم یا می‌توانیم آن را جدا بررسی کنیم؟ اگر پاسخ ضروری است، آن قلم را بدون روشن شدن فرض اصلی قابل اتکا جلوه ندهید. اگر بررسی جدا ممکن است، موضوع، فرد پیگیر و زمان بازگشت نتیجه را یادداشت کنید.
برای جلوگیری از غلبهٔ یک صدا، پیش از پاسخ شفاهی فرصت کوتاهی برای فکر کردن بدهید. سپس از افراد مرتبط، به‌ویژه کسانی که کارشان به آن تصمیم وابسته است، نظر بخواهید. اختلاف برآورد می‌تواند نشانهٔ تفاوت اطلاعات باشد و نباید صرفاً با گرفتن میانگین بسته شود.
چگونه وابستگی و تغییر تصمیم را قابل پیگیری نگه داریم؟
در مثال رزرو، ممکن است بخشی از تشخیص تعارض به دسترسی یک تقویم بیرونی وابسته باشد. جدا بنویسید چه چیزی آماده است و چه چیزی تأیید نشده. یک نمونهٔ نمایشی بدون آن دسترسی را با قابلیت کامل یکسان ننامید؛ تعریف خروجی باید با آنچه واقعاً قابل ارائه است هماهنگ بماند.
برای هر تصمیم مهم، یک یادداشت کوتاه شامل موضوع، انتخاب، دلیل و پرسش باقی‌مانده کافی است. مثلاً: «گزارش مدیریتی انتخاب نشد، چون به تشخیص تعارض کاربر کمک مستقیمی نمی‌کند؛ در بازبینی اولویت‌ها دوباره بررسی میشود.» این یادداشت از باز شدن دوبارهٔ همان بحث بدون اطلاعات تازه جلوگیری میکند.
اگر فردی موقتاً از تماس جدا شد، هنگام بازگشت فقط نتیجه را نخوانید؛ دلیل انتخاب و فرض مؤثر را هم خلاصه کنید. در تصمیم وابسته به تخصص او، سکوت ناشی از قطع ارتباط را موافقت تلقی نکنید. موضوع باز را به‌صراحت باز نگه دارید تا برنامه به توافقی ظاهری تبدیل نشود. مثلاً کنار قلم وابسته بنویسید «امکان اجرا پس از بررسی دسترسی تأیید میشود» و فرد پیگیر را مشخص کنید. اگر انتخاب آن برای هدف ضروری است، پیش از اعلام نهایی برنامه، زمان بازگشت پاسخ را هماهنگ کنید.
پس از جلسه، برنامه باید با آموخته‌های تازه به‌روز شود. تغییر را در همان سند کاری ثبت کنید تا چند نسخهٔ ناسازگار در پیام‌ها نماند. فایل ضبط‌شده می‌تواند زمینه را یادآوری کند، اما جای ثبت کار و تصمیم در محل مرجع تیم را نمی‌گیرد.
اشتباه‌های رایج در اسپرینت پلنینگ آنلاین چیست؟
- پر کردن فهرست بدون هدف: هر قلم را با نتیجهٔ موردنظر مقایسه کنید.
- تحمیل مقدار کار: محدودیت‌های اجرا و نظر افرادی را که کار را انجام می‌دهند وارد تصمیم کنید.
- تبدیل برآورد به قول قطعی: فرض‌ها و ناشناخته‌های مؤثر را کنار پیش‌بینی نگه دارید.
- مخفی ماندن تصمیم کنار میز: بحثی را که اعضای دورکار نشنیده‌اند، پیش از ثبت بازگو کنید.
- رأی‌گیری برای حذف بحث تخصصی: تعداد رأی، وابستگی فنی یا ابهام نیاز را حل نمی‌کند.
- حذف بررسی کیفیت: برای جا دادن کار بیشتر، بررسی‌های لازم را از تصویر برنامه پاک نکنید.
اگر مشکل تکرار میشود، آن را برای بررسی شیوهٔ کار نگه دارید. راهنمای رتروسپکتیو آنلاین برای طراحی گفتوگوی بهبود مفید است. همهٔ اختلاف‌های فرایندی را وسط برنامهریزی حل نکنید، مگر اینکه تصمیم امروز به آن وابسته باشد.
انجام این کار در نشستلایو و چک‌لیست پایان جلسه
جلسه آنلاین نشستلایو برای بخش گفتوگوی زنده قابل استفاده است. سامانه در مرورگر اجرا میشود، به نصب برنامه نیاز ندارد و ورود با شمارهٔ موبایل را پشتیبانی میکند. پیش از دعوت اصلی، شرایط دسترسی واقعی اعضای تیم را امتحان کنید.
با اشتراک صفحه، سند کاری یا ابزار مدیریت کار موجود تیم را نشان دهید. تخته سفید برای رسم رابطهٔ وابستگیها و اشتراک PDF برای مرور زمینهٔ تصمیم کاربرد دارد. نشستلایو را در این روند جایگزین ابزار مدیریت بکلاگ فرض نکنید؛ اطلاعات اجرایی را در محل کاری هماهنگ‌شدهٔ تیم نگه دارید.
ضبط جلسه و صورت‌جلسهٔ هوشمند با هوش مصنوعی میتوانند به بازبینی کمک کنند. پیش از ضبط، شیوهٔ استفادهٔ موردنظر را روشن کنید. خلاصهٔ هوشمند را از نظر نام اقلام، تصمیم‌های نهایی و موارد باز بررسی کنید؛ جملهٔ «باید بررسی شود» نباید به «تأیید شد» تبدیل شود.
- آیا هدف برای همه قابل توضیح است؟
- آیا کار انتخابی با هدف و محدودیت‌ها تناسب دارد؟
- آیا گام شروع و نیاز به همکاری روشن است؟
- آیا وابستگی و پرسش باز پنهان نمانده است؟
- آیا محل مرجع برنامه و روش اصلاح آن مشخص است؟
برای شروع، یک جلسه با اطلاعات آماده و همین چک‌لیست برگزار کنید. در نشستلایو ثبت‌نام کنید و پیش از تماس اصلی، خوانایی سند و صدای اعضا را در یک جلسهٔ آزمایشی بررسی کنید.
پرسشهای پرتکرار
جلسه برنامهریزی اسپرینت آنلاین چیست؟
رویداد آغاز اسپرینت است که تیم در آن دربارهٔ ارزش مورد انتظار، کار انتخابی و چگونگی شروع اجرا به برنامهٔ مشترک می‌رسد. تماس آنلاین باید به خروجی مکتوب و قابل استفاده منتهی شود.
چه کسانی در اسپرینت پلنینگ شرکت میکنند؟
کل تیم اسکرام مشارکت میکند؛ مالک محصول زمینهٔ ارزش را روشن میکند، توسعهدهندگان کار و روش اجرا را برنامهریزی میکنند و اسکراممستر به اثربخشی رویداد کمک میکند. افراد دیگری نیز میتوانند برای مشورت دعوت شوند.
خروجی جلسه برنامهریزی اسپرینت چیست؟
هدف اسپرینت، اقلام انتخابشده از بکلاگ محصول و برنامهٔ تحویل آنها؛ این مجموعه بکلاگ اسپرینت را شکل میدهد. پرسشهای باز و وابستگیها نیز باید برای پیگیری روشن باشند.
برنامهریزی اسپرینت چقدر طول میکشد؟
راهنمای اسکرام ۲۰۲۰ برای اسپرینت یکماهه حداکثر هشت ساعت تعیین میکند و برای اسپرینت کوتاهتر معمولاً زمان کمتری لازم است. برنامهٔ ۷۵ دقیقهای مقاله فقط یک پیشنهاد اجرایی برای تیم آماده است.
پالایش بکلاگ با برنامهریزی اسپرینت چه تفاوتی دارد؟
پالایش، فعالیت مستمر روشنتر و کوچکتر کردن اقلام است؛ برنامهریزی اسپرینت روی هدف و کار همین اسپرینت تمرکز دارد. آمادهسازی قبلی کمک میکند تماس به خواندن و ابهامزدایی تمام فهرست تبدیل نشود.
آیا نشستلایو ابزار مدیریت بکلاگ است؟
در این راهنما نشستلایو برای گفتوگوی زنده، اشتراک صفحه و جمعبندی جلسه استفاده میشود. نگهداری بکلاگ، وضعیت کارها و برنامهٔ اجرایی را در ابزار یا سند کاری موجود تیم انجام دهید.
مطالب مرتبط
دستور جلسه چیست و چگونه بنویسیم؟ راهنمای ۷ گامی با نمونه آماده
دستور جلسه فهرست زمان‌بندی‌شدهٔ موضوع‌های جلسه است که پیش از شروع برای شرکت‌کنندگان فرستاده میشود. در این راهنما اجزای دستور جلسه، روش نوشتن آن در هفت گام، دو نمونهٔ آماده و نکته‌های ویژهٔ جلسه آنلاین را می‌خوانید.
ژورنال کلاب آنلاین؛ راهنمای انتخاب مقاله، نقد و اجرای جلسه
ژورنال کلاب آنلاین جلسه‌ای برای خواندن و نقد گروهی مقالهٔ علمی است. این راهنما از انتخاب مقاله و آمادهسازی اعضا تا برنامهٔ جلسه، هدایت بحث و ثبت نتیجه را با مثال توضیح میدهد.
ارائه آنلاین؛ راهنمای قدم‌به‌قدم ارائهٔ مجازی موفق در کلاس و جلسه
ارائه آنلاین قواعد خودش را دارد: اسلاید برای صفحهٔ کوچک، آمادگی فنی و تعامل منظم با مخاطب. در این راهنما مراحل آمادهسازی، چک‌لیست فنی، اجرای قدم‌به‌قدم و اشتباهات رایج ارائهٔ مجازی را برای دانشجو، معلم و مدیر مرور می‌کنیم.